Teilnehmermanagement beginnt mit einer guten Datenbasis
Eine Veranstaltung verändert sich ständig. Neue Teilnehmer kommen hinzu, Zusagen ändern sich, Begleitpersonen werden ergänzt und Informationen müssen aktualisiert werden. Gleichzeitig greifen immer mehr Prozesse auf genau diese Daten zurück. Einladungen werden verschickt, Tickets personalisiert, Sitzplätze vergeben und am Veranstaltungstag Anwesenheiten erfasst.
Das Modul „Teilnehmer“ gehört deshalb zu den zentralen Bereichen von Compledo. Hier laufen die Informationen zu den einzelnen Gästen zusammen und stehen für die weitere Arbeit innerhalb der Veranstaltung zur Verfügung. Dabei geht es um weit mehr als eine klassische Namensliste.
Viele Teilnehmer im Blick behalten
Wer mit größeren Teilnehmerbeständen arbeitet, braucht zunächst eine Ansicht, in der die wirklich relevanten Informationen schnell erreichbar sind. Dafür dient die Listenansicht des Moduls. Welche Daten dort angezeigt werden, lässt sich individuell konfigurieren. Neben klassischen Angaben wie Name, Unternehmen oder E-Mail-Adresse können beispielsweise Event- und Gruppenzugehörigkeiten, Teilnahme- und Anwesenheitsstatus, der letzte Check-in oder Check-out, Begleitpersonen und Sitzplatzinformationen eingeblendet werden. Die Anzeige der Listenansicht ist frei konfigurierbar und lässt sich genau auf Ihre Prozesse anpassen.
Nicht jedes Projekt benötigt schließlich dieselben Informationen auf den ersten Blick. Über Suche, Filter und Sortierung lässt sich der angezeigte Teilnehmerbestand weiter eingrenzen. So kann beispielsweise gezielt mit den Teilnehmern eines bestimmten Events oder einer einzelnen Gruppe gearbeitet werden, ohne dafür separate Teilnehmerlisten führen zu müssen.
Ein Teilnehmer kann mehr als einen Kontext haben
Besonders interessant wird Teilnehmermanagement dann, wenn eine Person nicht nur an einer einzelnen Veranstaltung beteiligt ist. Ein Teilnehmer kann verschiedenen Events oder Gruppen zugeordnet werden. Compledo unterscheidet dabei zwischen globalen Teilnehmerinformationen und gruppenbezogenen Daten.
Globale Angaben gelten unabhängig vom jeweiligen Veranstaltungskontext. Gruppenbezogene Felder können dagegen je Event oder Gruppe unterschiedliche Werte enthalten. Das ermöglicht beispielsweise, dieselbe Person mehrfach innerhalb einer Veranstaltungsstruktur zu verwenden, ohne für jeden Einsatz einen neuen Teilnehmerdatensatz anlegen zu müssen. Gleichzeitig können Informationen gepflegt werden, die ausschließlich für einen bestimmten Termin oder eine bestimmte Gruppe relevant sind. So bleibt der Teilnehmer als Person erhalten, während sich sein jeweiliger Veranstaltungskontext verändern kann.
Vom Überblick ins Detail
Während die Listenansicht für die Arbeit mit vielen Datensätzen gedacht ist, bündelt die Detailansicht alle Informationen zu einer einzelnen Person. Hier lassen sich Stammdaten und individuelle Teilnehmerfelder pflegen, Event- und Gruppenzugehörigkeiten nachvollziehen sowie Teilnahme- und Anwesenheitsstatus einsehen. Auch Begleitpersonen, teilnehmerbezogene Dateien und weitere zugeordnete Informationen sind direkt mit dem jeweiligen Teilnehmer verbunden.
Gerade bei komplexeren Veranstaltungen entsteht dadurch ein vollständigeres Bild als bei einer einfachen Teilnehmerliste. Informationen befinden sich nicht verteilt in verschiedenen Dateien oder Ansichten, sondern bleiben mit der betreffenden Person verknüpft.
Begleitpersonen richtig zuordnen
Begleitungen sind bei vielen Veranstaltungen ein fester Bestandteil des Teilnehmermanagements. Dabei reicht es häufig nicht aus, lediglich eine Zahl beim Hauptgast zu hinterlegen. Compledo kann Hauptgäste und deren Begleitpersonen als zusammengehörige Datensätze abbilden. Dadurch bleibt nachvollziehbar, welche Personen miteinander verbunden sind. Gleichzeitig kann die Anwesenheit einer Begleitperson separat geführt werden. Das ist beispielsweise dann relevant, wenn Hauptgast und Begleitung nicht gemeinsam eintreffen oder wenn beide Personen beim Check-in unabhängig voneinander erfasst werden sollen.
Viele Datensätze gemeinsam bearbeiten
Teilnehmermanagement besteht nicht nur aus der Pflege einzelner Personen. Gerade bei größeren Veranstaltungen müssen häufig dieselben Aktionen für eine ganze Gruppe von Teilnehmern ausgeführt werden. Über Bulk-Aktionen können ausgewählte Datensätze deshalb gemeinsam weiterverarbeitet werden. So lassen sich beispielsweise E-Mails an mehrere Teilnehmer versenden, Teilnehmerdokumente herunterladen, Teilnahme-Status vergeben oder Login-Codes neu erzeugen.
Auch der Import und Export von Teilnehmerdaten gehört direkt zum Arbeitsprozess. Größere Datenbestände können in Compledo übernommen und bei Bedarf wieder für die weitere Verarbeitung ausgegeben werden. Damit bleibt die Arbeit sowohl auf Ebene eines einzelnen Teilnehmers als auch bei umfangreichen Teilnehmermengen flexibel.
Eine Datenbasis für viele weitere Prozesse
Die eigentliche Bedeutung des Moduls zeigt sich schließlich im Zusammenspiel mit den weiteren Bereichen von Compledo. Teilnehmer können ihre Daten über Front-Ends selbst im Rahmen einer Anmeldung erfassen. Dieselben Informationen stehen anschließend für personalisierte E-Mails und Dokumente zur Verfügung. Der Check-in greift auf die Teilnehmer und ihre Tickets zurück. Auch Sitzplätze, Begleitungen und weitere veranstaltungsbezogene Informationen bleiben mit der Person verbunden. Aus einem einmal angelegten Teilnehmerdatensatz entstehen damit zahlreiche weitere Möglichkeiten innerhalb des Veranstaltungsprozesses.
Wo Veranstaltungsprozesse zusammenlaufen
Das Modul „Teilnehmer“ ist eines der unscheinbareren Grundmodule von Compledo und gleichzeitig eines der wichtigsten. Denn nahezu jeder Veranstaltungsprozess beginnt oder endet bei den Menschen, für die eine Veranstaltung organisiert wird.
Die Stärke liegt deshalb nicht allein darin, Teilnehmer erfassen zu können. Entscheidend ist, dass ihre Daten zentral gepflegt, unterschiedlichsten Veranstaltungskontexten zugeordnet und anschließend von weiteren Funktionen genutzt werden können.
So entsteht aus einer Teilnehmerliste eine gemeinsame Datenbasis für Registrierung, Kommunikation, Dokumente, Check-in, Seating und viele weitere Aufgaben rund um eine Veranstaltung.
