Wenn aus einer Teilnehmerliste ein digitaler Schulungsprozess wird
Schulungen und Trainings gehören bei der MAN Sales & Customer Service Academy zum festen Bestandteil der Aus- und Weiterbildung. Im Rahmen der Veranstaltungsreihen “MAN SERVICEDAYS” und “MAN PARTSDAYS” wurden innerhalb von nur vier Wochen insgesamt zwölf mehrtägige Trainings mit jeweils rund einhundert Teilnehmern durchgeführt. Während die Trainingsanmeldungen bereits über ein bestehendes System verwaltet wurden, erfolgte die Akkreditierung vor Ort bislang manuell. Teilnehmer wurden anhand von Listen erfasst und die Anwesenheit anschließend weiterverarbeitet. Dieser Ablauf war zeitintensiv und erforderte zusätzlichen organisatorischen Aufwand.
Mit Compledo wurde dieser Prozess erstmals vollständig digital unterstützt.
Bestehende Abläufe sinnvoll ergänzen
Für das Pilotprojekt wurden die Teilnehmerdaten aus dem vorhandenen Trainingssystem in Compledo übernommen und den jeweiligen Schulungsterminen zugeordnet. Darauf aufbauend entstanden personalisierte Tickets, die den Teilnehmern kurz vor Beginn der jeweiligen Schulung per E-Mail zugesendet wurden. Gleichzeitig blieb das Projektteam flexibel. Weitere Teilnehmer konnten ergänzt, Umbuchungen vorgenommen und Daten jederzeit importiert oder exportiert werden. Nach einer Online-Schulung übernahm das Team der MAN Academy die weitere Projektabwicklung eigenständig und steuerte sämtliche Abläufe selbst über das Backend.
Schneller Check-in statt handschriftlicher Listen
Am Veranstaltungstag genügte ein Smartphone oder Tablet, um die Teilnehmer digital einzuchecken. Die personalisierten Tickets ermöglichten eine schnelle Akkreditierung und ersetzten die bisherige Arbeit mit Excel-Listen und manuellen Anwesenheitskontrollen. Gleichzeitig wurden die Check-in-Zeiten automatisch dokumentiert. Dadurch entstand ein nachvollziehbarer Anwesenheitsnachweis für die einzelnen Schulungen, ohne dass Informationen nachträglich zusammengetragen oder übertragen werden mussten.
Mehr Zeit für die Schulung statt für Administration
Gerade bei regelmäßig stattfindenden Trainings entstehen viele wiederkehrende Aufgaben. Teilnehmer erfassen, Tickets versenden, Anwesenheiten dokumentieren und Änderungen berücksichtigen gehören für Veranstalter zum Alltag. Das Projekt zeigt, wie sich diese Abläufe mit Compledo digital unterstützen lassen. Statt mehrere Einzellösungen oder manuelle Listen zu nutzen, greifen Ticketing, Teilnehmerverwaltung und Check-in ineinander und schaffen einen durchgängigen Prozess vom Versand der Einladung bis zur Dokumentation der Anwesenheit.
Digitale Unterstützung für wiederkehrende Trainings
Mit dem Pilotprojekt konnten die MAN SERVICEDAYS und MAN PARTSDAYS effizient digital begleitet werden. Die Projektverantwortlichen arbeiteten nach kurzer Einarbeitung eigenständig mit dem System und konnten sowohl die Vorbereitung als auch den Check-in selbst durchführen. Das Beispiel zeigt, wie sich digitale Eventprozesse auch im Schulungsbereich einsetzen lassen. Besonders bei regelmäßig stattfindenden Trainings profitieren Veranstalter von standardisierten Abläufen, einer schnellen Akkreditierung und einem jederzeit nachvollziehbaren Anwesenheitsnachweis.
