Kaum ein Event kommt ohne feste Sitzordnung aus. Ob Gala, Fachkonferenz, Musicalpremiere oder Preisverleihung. Die Frage, wer wo sitzt, beeinflusst Abläufe, Atmosphäre und oft auch sicherheitsrelevante Prozesse. Damit die Platzierung nicht zur komplizierten Tabellenarbeit wird, bietet Compledo ein eigenes Modul, das Seating. Damit verwalten Sie Sitzplätze übersichtlich, grafisch und eng verzahnt mit Ihrem Teilnehmermanagement.
Das Modul führt alle Informationen rund um Saalpläne, Reihen, Plätze und Zuweisungen zusammen. Es hilft Ihnen, flexibel zu planen und jederzeit den Überblick zu behalten – sowohl in der Vorbereitung als auch am Veranstaltungstag.
Im Modul Einstellungen können Sie Sitzplanvorlagen anlegen, die später als Basis bzw. Template für einzelne Events dienen. Eine Vorlage enthält die Struktur des Saals in einem Raster abstrakt dargestellt. Anzahl der Sitzreihen, Bezeichnung der Plätze aber auch Struktur wie Eingänge, Wände usw. können Sie damit kennzeichnen. Das System bietet somit die Möglichkeit, sowohl einfache als auch größere oder komplexere Saalbereiche abzubilden.
Für jeden Platz kann eine eindeutige Position angelegt werden. Die Vorlage bildet die räumliche Situation so ab, dass Sie später beim Seating nicht jedes Mal bei null beginnen müssen. Gerade für wiederkehrende Veranstaltungen im gleichen Raum ist das eine deutliche Erleichterung. Vorlagen können jederzeit angepasst oder dupliziert werden, falls ein Saal einmal in abweichender Konfiguration genutzt wird.
Im Modul Seating erhalten Sie zunächst eine tabellarische Übersicht aller angelegten Saalpläne. Zu jedem Eintrag sehen Sie Datum, Eventtitel, Namen der Saalvorlage sowie Angaben darüber, wie viele Plätze belegt oder noch frei sind.
Damit eignet sich die Übersicht besonders gut, wenn Sie mehrere Veranstaltungen parallel betreuen – etwa bei einer Eventreihe, verschiedenen Premieren oder Konferenzen. Mit einem Klick öffnen Sie das gewünschte Seating und gelangen in die Detailansicht, in der Sie Platzierungen bearbeiten können.
Die Detailansicht eines Seatings bildet den Kern des Moduls. Oben sehen Sie die Teilnehmerliste mit allen relevanten Angaben, darunter den grafischen Sitzplan. Jede Teilnehmerin und jeder Teilnehmer kann per Drag & Drop (oder per Klick und Dialog) einem Platz zugewiesen oder von dort entfernt werden.
Die Zuweisung erfolgt nach mehreren logischen Kriterien:
Im grafischen Plan ist jeder Platz eindeutig dargestellt. Freie Plätze erscheinen farblich neutral, während belegte Sitze hervorgehoben werden. Begleitpersonen werden ebenfalls berücksichtigt. Wenn ein Teilnehmer mit Begleitungen angemeldet ist, können diese nach Rückfrage automatisch mit dem Hauptgast platziert werden.
Der grafische Plan ist ein zentrales Element des Moduls. Er bildet Reihen und Plätze so ab, wie sie im Saal existieren. Die visuelle Darstellung erleichtert das Arbeiten mit großen Räumen erheblich und gerade dann, wenn Hunderte oder sogar mehr als tausend Plätze verwaltet werden müssen.
Platzdetails lassen sich per Klick anzeigen. In den Detailinformationen im Dialog zu einem Platz können Sie z.B. Platzierungen wechseln oder freigeben. Sie können auch per Buttons am Zeilenanfang komplette Reihen verschieben.
Der Plan ist außerdem skalierbar und lässt sich in verschiedenen Zoom-Stufen darstellen, sodass Sie sich wahlweise einen Gesamtüberblick oder Details einzelner Reihen anzeigen lassen können.
Seating ist vollständig mit dem Teilnehmermanagement verknüpft. Sobald Sie Personen im Teilnehmermodul bearbeiten oder neue Teilnehmer hinzufügen, erscheinen diese automatisch auch im Seating (sofern diese dem entsprechenden Event zugewiesen sind). Auch der Teilnahme-Status wird berücksichtigt und angezeigt. Dadurch behalten Sie die Kontrolle darüber, welche Teilnehmer:innen tatsächlich gesetzt werden können. Änderungen wirken sich in Echtzeit auf den Sitzplan aus.
Ein wesentlicher Vorteil des Moduls ist die Weiterverwendung der Platzdaten im gesamten System. Sitzplatzinformationen können beispielsweise auf PDFs oder Badges ausgegeben werden, z.B. etwa als Sitzplatzkarten. Beim Check-in vor Ort lassen sich Sitzplatzdaten ebenfalls anzeigen (sofern die Ansicht entsprechend konfiguriert ist).
Das Modul Seating in Compledo ist ein Werkzeug, das die Platzierung von Teilnehmerinnen und Teilnehmern übersichtlich, visuell und effizient macht. Von der strukturierten Vorlagenerstellung über die grafische Saalansicht bis zur nahtlosen Verbindung mit dem Teilnehmermanagement bietet das Modul einen klaren Mehrwert für Veranstaltungen jeder Größenordnung.
Ob Gala, Premiere, Konferenz oder Konzert: Seating sorgt dafür, dass alle Gäste dort sitzen, wo sie sitzen sollen, und dass Sie in jeder Phase des Events den Überblick behalten.