Bei vielen Events sind Dokumente ein fester Bestandteil der Kommunikation. Tickets, Einladungen, Teilnahmebestätigungen oder Einlassdokumente müssen zuverlässig erstellt, eindeutig zugeordnet und im richtigen Moment an die richtigen Personen ausgespielt werden. Sobald Sie mit mehreren Events, verschiedenen Teilnehmergruppen oder individuellen Informationen arbeiten, wird ein manuelles Vorgehen schnell fehleranfällig.
Genau hier setzt das Modul PDF-Dokumente in Compledo an. Es ist nicht als Dateiablage gedacht, sondern mehr als “Generator” zu verstehen: Sie erstellen auf Basis einer Vorlage automatisiert PDF-Dokumente, die mit Daten aus dem System befüllt werden. So entstehen personalisierte Dokumente, die zu Event und Teilnehmer passen, ohne dass Sie jede Datei einzeln bearbeiten müssen.
Wichtig ist die Abgrenzung: Dateien und Inhalte werden in Compledo im Modul Inhalte verwaltet. Dazu zählen auch PDF-Vorlagen, die Sie später für die Generierung benötigen. Das Modul PDF-Dokumente baut darauf auf. Es nutzt die hochgeladene Vorlage als Grundlage und erzeugt daraus die individualisierten Dokumente.
Damit bleibt die Struktur sauber: Inhalte sind die Quelle, PDF-Dokumente sind die Stelle, an der daraus konkrete, personalisierte Ausgaben entstehen.
Im Modul PDF-Dokumente definieren Sie, welche Vorlage verwendet wird und wie daraus ein personalisiertes Dokument entsteht. Der zentrale Mechanismus sind Platzhalter. Diese Platzhalter werden beim Erzeugen des PDFs automatisch mit Daten aus Compledo befüllt, etwa aus dem Teilnehmerdatensatz oder aus dem Eventdatensatz.
So wird aus einer einzigen Vorlage eine große Menge individueller Dokumente, ohne manuelle Nacharbeit. Das ist besonders relevant, wenn Sie Informationen wie Namen, Teilnahmeinformationen oder eventbezogene Daten sauber und einheitlich in Ihren Dokumenten abbilden möchten.
Ein weiterer wichtiger Baustein sind QR-Codes oder Barcodes. Wenn Sie Dokumente wie Tickets erzeugen, können diese Bestandteil des generierten PDFs sein. Damit lassen sich Dokumente eindeutig verwenden, zum Beispiel bei Einlass- oder Check-in-Prozessen wo z.B. die Teilnehmer-ID im entsprechenden Code hinterlegt wird. Damit lassen sich dann über diese Tickets mit üblichen Handscannern oder auch dem Smartphone im Modul “Check-in” ihre Teilnehmer komfortabel einchecken.
Der Vorteil eines integrierten Generators zeigt sich nicht nur beim Erstellen, sondern auch beim Ausspielen. Die erzeugten Dokumente können über verschiedene Wege an Teilnehmer:innen übergeben werden. Ein typischer Weg ist der Versand per E-Mail. Ebenso können Dokumente nach Abschluss einer Registrierung bereitgestellt werden, sodass Teilnehmer:innen z.B. nach Registrierung automatisch per Mail ein personalisiertes PDF erhalten.
Damit unterstützt das Modul einen durchgängigen Prozess: Registrierung, Datenerfassung, Dokumentgenerierung und Ausgabe greifen ineinander. Das reduziert Medienbrüche und sorgt für ein konsistentes Teilnehmererlebnis.
Die Listenansicht hilft Ihnen, den Überblick über angelegte PDF-Dokumente zu behalten. Gerade wenn Sie mehrere Dokumenttypen pro Event verwenden, ist eine klare Struktur entscheidend. Sie sehen, welche Dokumente existieren und können schnell in die Bearbeitung wechseln.
In der Detailansicht werden die Einstellungen des jeweiligen PDF-Dokuments gepflegt. Dort definieren Sie die Grundlage über die PDF-Vorlage und steuern, wie das Dokument befüllt und erzeugt wird. Änderungen nehmen Sie zentral vor, sodass das Ergebnis konsistent bleibt, ohne dass Sie einzelne PDFs nachträglich anfassen müssen.
Das Modul eignet sich immer dann, wenn Dokumente personalisiert und zuverlässig skaliert werden sollen. Beispiele sind Tickets, Einladungen oder Bestätigungen. In all diesen Fällen profitieren Sie davon, dass die Inhalte aus den vorhandenen Datensätzen kommen und automatisch in die Vorlage geschrieben werden.
Gerade bei größeren Events oder wiederkehrenden Formaten ist das ein echter Effizienzgewinn: Eine Vorlage kann dauerhaft genutzt und bei Bedarf angepasst werden, während die erzeugten Dokumente automatisch die aktuellen Teilnehmer- und Eventdaten enthalten.
Das Modul PDF-Dokumente in Compledo ist ein Generator für personalisierte PDF-Ausgaben. Es verbindet hochgeladene Vorlagen aus dem Modul Inhalte mit Platzhaltern und Daten aus Teilnehmer- und Eventdatensätzen. So entstehen Dokumente wie Tickets oder Einladungen automatisiert, konsistent und in großer Anzahl. QR- oder Barcodes können dabei Teil der Dokumente sein, und die Ausgabe an Teilnehmende erfolgt über integrierte Wege wie den E-Mail-Versand oder nach Abschluss einer Registrierung.
Damit ist das Modul ein zentraler Baustein für professionelle Eventprozesse, bei denen Dokumente nicht nur gespeichert, sondern verlässlich erzeugt und ausgespielt werden müssen.